Desde hace diez años los estudios de postgrado de la universidad cuentan con una certificación que avala de manera internacional los procesos que allí se realizan. A la espera de la recertificación en este nuevo año lectivo, Magaly Vásquez, directora de esta dependencia, explica en qué consiste y cuáles son las ventajas de contar con dicho reconocimiento
Los procesos de la Dirección de Postgrado abarcan desde la admisión e inscripción de nuevos estudiantes hasta la presentación del trabajo de grado y la entrega de títulos, todos ellos son reconocidos de manera internacional bajo el sistema de gestión de calidad que busca la mejora continua en los servicios ofrecidos.
Este reconocimiento y su contante supervisión y actualización implica la excelencia y el rigor de todo el personal que trabaja en ella, y garantiza que los estudiantes reciban la mejor calidad tanto en los procesos administrativos como en los académicos.
—¿En qué consiste la certificación?
—La certificación de calidad bajo la norma ISO certifica los procesos que llevamos a cabo en la Dirección General de Posgrados. No es de carácter académico sino vinculado a todo el tema procedimental. Lo que persiguen estos sistemas son las mejoras continuas de gestión de la calidad.
—¿Cuál es la diferencia entre la certificación académica y la certificación de procesos?
—La principal diferencia es que en el primer caso el Consejo Nacional de Universidades (CNU) otorga la certificación y denota calidad académica, pero únicamente a nivel nacional. Nosotros decidimos buscar un reconocimiento internacional en el área de los procesos y esto se tramita con otras empresas, en nuestro caso nos certifica Bureau Veritas Venezuela, líder mundial en estas evaluaciones.
—¿Cuándo comenzó el proceso de certificación de los procesos de posgrado?
—En el año 2004 optamos por nuestra primera certificación con miras a la internacionalización, así que es un proceso que lleva prácticamente diez años. Al principio se optó por internacionalizar cuatro programas de estudios de posgrados (Gerencia de Proyectos, Desarrollo Organizacional, Administración de Empresas y Educación, mención Procesos de Aprendizaje) que se pudiesen ofrecer a personas del exterior. Dos postgrados pertenecientes al área de educación y humanidades y dos, para ese momento, ubicadas en el área de ciencias administrativas y de gestión.
—¿Cuál fue el procedimiento para lograr este reconocimiento?
—Empezamos por levantar la información, colocar en blanco y negro los procedimientos para que pudiesen ser declarados y toda la labor de elaboración de instructivos, de documentar cada una de las actividades que llevamos a cabo. Esto llevó poco menos de tres años. Posteriormente, la empresa envía un representante encargado de certificar que todos los documentos estén en regla y, finalmente, en abril del año 2007 Bureau Verita Venezuela certificó la prestación de servicios de esos cuatro programas.
—¿Cuál fue el siguiente paso?
—Una vez que nos certifican, somos sometidos a un proceso de auditoría permanentemente en aras de establecer si permanece la certificación o no. Hay que acreditar que efectivamente se van implementando mejoras, que se han realizado acciones preventivas o reductivas. Realizamos auditorías internas y externas.
—¿En qué consisten estas auditorías?
—Las auditorías internas las realiza el personal de la universidad. Hemos intentado llevar a la par de los procesos de actualización la formación de auditores, realizamos cursos de ampliación para capacitar a parte del personal de la universidad. Es importante que personas que pertenecen a la universidad, pero externas al departamento, vean con ojos objetivos las fallas que podemos tener.
Actualización y nuevos alcances
En marzo de 2009, los estudios de posgrado buscan la recertificación bajo la norma ISO 9001:2008 con el objetivo de extender el alcance de la certificación a todos lo estudios de posgrado. En enero de 2010 se cumplió ese anhelo tanto en los procesos académicos como en los administrativos.
—¿En qué se fundamento la recertificación?
—Esa fue nuestro reconocimiento más importante porque significa cambiar nuestro alcance. En el caso de esta recertificación que abarca a todos los estudios de posgrado todo cambia. Además la norma ISO 9000:2008 es más actualizada. A medida que se van incorporando nuevos procesos, las normas se actualizan también.
—¿A partir de allí el proceso cambia?
—El proceso a partir de la recertificación es exactamente el mismo. Sin embargo, se vuelve más importante sensibilizar al personal que trabaja con nosotros, ya que la materia de calidad implica que los procesos se estandaricen, todo debemos hacerlo igual. Esto puede generar cargas como por ejemplo realizar cada uno de los trámites y procesos y dejar el registro de ellos, ya que una falla de este tipo puede generar observaciones por parte de los auditores externos. Eso implicar rigor y disciplina.
—¿De qué manera influyó la creación de la Dirección de Calidad y Mejora Continua?
—Todo se ha fortalecido con la creación de esta dirección, contamos con una persona dedicada a administrar el sistema de gestión, se encarga de llevar una revisión periódica de los procedimientos, del estado de las acciones preventivas y correctivas. En la auditoria nos pueden formular observaciones o no conformidades, una u otra figura va a depender de la gravedad de la falla y de si generan o no perjuicios a nuestros clientes, tanto estudiantes como a la sociedad. Esta persona se encarga de hacerles seguimiento para evitar que se repitan.
«El año pasado se solicitó una extensión de la certificación y se incorporaron cuatro nuevas dependencias: la Escuela de Derecho, la Escuela de Ingeniería Industrial, el Instituto de Investigaciones Económicas y Sociales (IIES) y el Centro Internacional de Actualización Profesional (CIAP). En diciembre fue aprobada la certificación de esas cuatro dependencias y en el caso de posgrado la empresa acordó mantener nuestra certificación.
«En junio de este año se llevo a cabo la auditoría interna para la recertificación y actualmente están a la espera de que se concrete la auditoría externa, que debería realizarse en el mes de diciembre».
—¿Qué significa para los estudiantes de posgrado y para el personal que trabaja en ese dependencia que sus procesos sean certificados?
—El hecho de ser egresado de un programa de posgrado, cuyo sistema de gestión está certificado, denota que vienes de una institución organizada, competente, de calidad y con reconocimiento internacional. El hecho de que todos los procedimientos que realizan las dependencias certificadas estén declarados en los manuales implica funcionalidad y eficacia a la hora de integrar a nuevas personas en los departamentos. Y como universidad es positivo que una empresa reconocida a nivel mundial certifique que los procesos que aquí llevamos a cabo son rigurosos y estandarizados.
♦ Noor Pérez