Organizar un evento parece algo sencillo y divertido hasta que de verdad te pones en ello. Todo comienza con una idea, pero esta debe ser buena. Luego debes tener muy claro, cuándo quieres hacerlo, cuánto tiempo dispones para la preparación, a quién va dirigido, cuál es tu objetivo, quiénes serán los ponentes, en qué lugar se hará, qué mensaje quieres que tu audiencia se lleve, cómo se hará la promoción y un montón de preguntas más. No obstante, no debes sentirte abrumado, el secreto para un realizar un buen evento está en la organización, la planificación y el compromiso.
Primero lo primero
En primera necesitas saber qué tiempo puedes invertir en planificar y hacer este evento y cuál es tu nivel de compromiso. Todo lo que hagas debes hacerlo bien. Una vez que definiste tus ganas y organizaste tu tiempo, puedes empezar con la idea.
El tema, contenido e idea del evento: debe ser creativo. Puedes intentar hacer un evento distinto para marcar la diferencia respecto a lo que todos han visto antes. ¿qué es lo nuevo que puedes ofrecer?, piénsalo, maquínalo y hazlo. ¿Suena sencillo?, pero no lo es. Una vez que la tengas, piensa en el propósito del evento, ¿por qué lo haces?, ¿para qué lo haces?, ¿para quién lo haces?, ¿qué resultados quieres?
El equipo de trabajo: debes reunir un equipo eficiente, responsable y confiable para la realización de un evento. No puedes hacerlo todo por ti solo, necesitas a alguien que se encargue de la producción, la promoción y la publicidad, la logística del día del evento, etc. Si tú eres la cabeza mayor del equipo, debes gestionar y delegar funciones.
Lista de tareas: una vez que tienes tu tema, idea y equipo de trabajo, debes organizar todo lo que necesitas para la realización de tu evento, tomando en cuenta el presupuesto que tienes destinado para llevarlo a cabo.
Patrocinantes: ¿a quién puedes llamar para que te ayude y te apoye?, si ya tienes bien definida la línea general de tu evento, puedes tocar algunas puertas para que te echen una mano.
El lugar: necesitas un lugar céntrico, de fácil acceso, que posea estacionamiento, con una capacidad considerable según lo que tengas planteado hacer. Asimismo, necesitas saber cuánto tiempo tienes disponible para el desarrollo del evento.
Los ponentes: Partiendo de tu idea, contenido y lo que quieres transmitir, puedes seleccionar un panel de expertos. Habla con ellos, plantea tu idea y luego coordina cómo será la logística de ese día (cuánto tiempo tienen para hablar, a qué hora deberían llegar, qué temas deben de tocar)
Catering: si vas a dar algún refrigerio, debes empezar a buscar los mejores precios y organizar en qué momento del evento lo ofrecerás a tu audiencia.
Conexión a internet: si en tu evento tienes planeado hacer una videoconferencia, necesitas asegurarte de tener buena conexión a internet. Una video llamada puede resultar tediosa para tus asistentes; una señal que se cae constantemente lo que hará es aburrirlos y no querrán continuar en el evento.
Dispositivos electrónicos: debes tener una computadora a la mano, en caso de que uno de tus ponentes traiga su contenido en pendrive. Al igual que una extensión y varios puntos de conexión. Además, debes tomar en cuenta el sonido y la calidad de los micrófonos.
Marketing: una de las cosas más importantes es la promoción del evento, sino, ¿cómo la gente asistirá? Debes realizar una buena campaña que esté dirigida adecuadamente a tu target y realizarla con tiempo. Puedes empezar con las redes sociales, es la manera más fácil, rápida y económica para que llegue a tu público. Sin embargo, contacta a los medios que puedas para que te ayuden o a gente con gran presencia en las redes para que difunda la información.
Planes de emergencia: No todo es perfecto, así que siempre debes tener un plan B. Qué harás sin un ponente no llega, cuál es el plan de acción en caso de que se vaya la luz, qué hacer si el catering se retrasa, etc.
Pero todo puede salir muy bien. El día antes del evento debes verificar cada detalle, asegurar que todo tu equipo sepa lo que debe hacer, confirmar a los ponentes o invitados, asegurarte de que la publicidad haya sido exitosa y mantenerte alerta y preparada para los contratiempos.
Espacios que te brinda la universidad para realizar un evento
Si te animas a realizar tu propio evento, necesitarás lo más importante: el espacio. Por suerte, la UCAB cuenta con diversos lugares para que puedas llevar a cabo tu iniciativa.
DIRECCIÓN DE CULTURA
-Auditorios:
Aula Magna: 683
Hermano José Gregorio Lanz: 280
Biblioteca: 180
Cada auditorio dispone de sistema de sonido con dos (2) micrófonos. No incluye equipos audiovisuales (video beam, DVD, CD, mp3, mp4, laptop u otros).
-Salas:
Usos múltiples: 50
Simón Planas Suárez: 40
Debes comunicarte al 0212-407.45.62 o escribir un correo a la dirección logistica.protocolo.ucab@gmail.com
CENTRO CULTURAL PADRE CARLOS GUILLERMO PLAZA
Auditorio Nohemí Irausquín: 90 personas
Auditorio 2: 90 personas
Sala de usos múltiples 1: 20 – 25 personas
Sala de usos múltiples 2: 30 – 35 personas
Sala de usos múltiples 3: 35 – 40 personas.
Sala Magis de Arte Contemporáneo
Debe comunicarse al correo centroculturalucab@gmail.com
FACULTAD DE INGENIERÍA
Auditorio Guido Arnal: 80 personas
Debes comunicarte al 0212- 407.41.50 o 407.41.48
DECANATO DE DESARROLLO ESTUDIANTIL
Aulas de clases
Espacios abiertos del campus universitario
Debes comunicarte al 0212-407.45.35
Cabe acotar que si deseas hacerle publicidad a tu evento, deberás antes dirigirte a su oficina, para que autoricen y sellen los afiches publicitarios.
