Debido a una actualización del sistema Banner -que mejorará significativamente los servicios prestados a docentes, estudiantes y personal administrativo- Caja Virtual y Secretaría en Línea no estarán operativas durante seis días. Módulo 7 y Aula virtual sí seguirán funcionando con normalidad
Desde el año 2019 la Universidad Católica Andrés Bello viene trabajando en la modernización radical de la arquitectura del sistema Banner – software a través del cual se maneja la gestión académico administrativa de la institución- con el fin de introducir componentes y ofrecer funcionalidades técnicas que permitan mejorar distintos servicios asociados, entre los que se incluyen preinscripciones e inscripciones, pago de matrícula, carga de calificaciones y revisión de hoja de vida de los estudiantes, por nombrar algunos.
La actualización entrará en vigencia a partir del 1° de junio, para lo cual se requiere abrir una ventana de mantenimiento que permita realizar todo el proceso técnico de migración y soporte de datos.
Como consecuencia de este trabajo, a partir de las 5:00 pm del 25 de mayo y hasta el 31 de mayo de 2021, quedarán fuera de línea todos los sistemas y aplicaciones que se conecten con el Banner de la universidad. Esto incluye Secretaria en Línea, Caja Virtual y aplicativos de consumo para las oficinas académico administrativas, entre otros.
Según explicó María Gabriela Da Costa, directora de Administración Académica de la Secretaría UCAB, son varios los procesos que se verán afectados temporalmente.
«El no poder entrar a estos portales evidentemente no permitirá que los alumnos o profesores puedan consultar en línea su horario de clases o que el profesor pueda emitir una lista de control actualizada de los alumnos inscritos en su materia. Con respecto a la carga de calificaciones, durante esos días el profesor no podrá incorporar notas parciales de evaluaciones realizadas ni el alumno podrá consultarlas».
Agregó que, durante este lapso, ningún usuario podrá hacer pago de matrícula o cancelar derechos de secretaría para tramitar constancias o certificaciones. Tampoco se podrá emitir ningún tipo de constancias o certificaciones.
«También se verán afectadas las preinscripciones de pregrado y postgrado o la postulación a actividades del CIAP, a través del portal Secretaría en Línea, aunque los usuarios siempre podrán comunicarse vía correo electrónico o telefónicamente con las oficinas de atención, para recibir toda la ayuda y acompañamiento hasta que se restituya el servicio».
Da Costa aclaró que Módulo 7 y Aula Digital continuarán funcionando normalmente, por lo que no se verán afectadas las actividades de formación remota planificadas por esas vías.
«Lo único que no estará disponible será la sincronización del portal de Módulo 7 con Banner, en caso de que un profesor desee sincronizar la lista de clases para agregar de forma automática nuevos alumnos a su materia, razón por la cual durante estos días el profesor deberá hacer esta sincronización de forma manual».
La directora informó que, durante la contingencia, se estará ofreciendo información pertinente a los usuarios a través de las cuentas las cuentas @enlaucab en Instagram y Twitter
MEJORAS PARA TODOS: ¿EN QUÉ CONSISTE LA ACTUALIZACIÓN?
La Dirección de Tecnología e Información (DTI), en colaboración con el equipo de Secretaría y la empresa Ellucian (proveedor mundial de software y servicios para instituciones de educación superior y colaborador de la UCAB desde el año 2000), pondrá en funcionamiento la versión 9.3 de Banner (Secretaría en Línea).
Entre otras mejoras, la actualización permitirá que docentes y estudiantes de la comunidad ucabista puedan ver, con antelación al proceso de inscripción, las proyecciones de materias, acceder desde un solo lugar a la hoja de vida académica del alumno y registrar los diferentes requerimientos de servicios del estudiante ante las Escuelas o la secretaría.
Además, el nuevo sistema de planificación de recursos institucionales (ERP) -utilizado en más de 2.700 universidades en 50 países distribuidos en Estados Unidos, América Latina y Europa- será compatible con los distintos navegadores web (Google Chrome, Firefox, etc.) y optimizará la seguridad.
Efraín Angulo (gerente del proyecto) y María Esperanza Luis (líder de Aseguramiento de Calidad de la DTI) dieron a conocer que, a partir de ahora, existirán tres módulos de acción que, además de brindar herramientas complementarias, ayudarán a conectar los departamentos y mejorar los procesos básicos para que la universidad pueda enfocarse en “lo que mejor sabe hacer: enseñar y atender a los estudiantes”.
Los módulos se dividirán de la siguiente manera:
- Módulo de Inscripciones: permitirá a los estudiantes planificar con mayor certidumbre su inscripción y validar que no exista ningún problema con sus calificaciones.
- Módulo del Perfil del alumno: en este, estudiantes y profesores asesores accederán al registro de su información de admisión, inscripción, calificaciones cargadas, estatus académico y avance en el plan de estudios desde un mismo lugar.
- Módulo de Solicitudes de Servicio del alumno: registrará los requerimientos de servicios del alumno y facilitará el seguimiento de los trámites académico-administrativos. “Este proyecto irá de la mano del Proyecto de Firma Digital, en el cual se ha venido trabajando durante el último año para facilitar la emisión de constancias y certificaciones en este formato y disminuir los tiempos de respuesta de los procesos, la atención presencial y la impresión de papel”, comentaron los expertos.
María Gabriela Da Costa aseguró que, aunque la nueva versión del Banner estará disponible a principios de junio, seguirán trabajando para incorporar mejoras a mediano plazo.
“Culminada la migración, comenzaremos a trabajar en la implementación de nuevas funcionalidades de gestión de procesos como el de inscripciones, y de nuevos módulos como el del perfil del estudiante o el de gestión de solicitudes, desarrollados a fin de mejorar la experiencia del usuario a través de tecnología transformadora, diseño ‘mobilefirst’ y con una interfaz intuitiva esperada por estudiantes, docentes y personal administrativo. En cuanto a los profesores, a mediano plazo podrán cargar sus notas utilizando como base una hoja de Excel. La nueva arquitectura contiene equipos y componentes de última generación, con los cuales pretendemos tener mejores y menores tiempos de respuesta”.
♦Texto: Albany Díaz/Fotos: archivo
*Con información de DTI y Secretaría